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文档管理为协同作业提供基础保障

文档管理为协同作业提供基础保障 2011年12月04日 来源： 目前，企业内容管理与团队协作已经成为事关企业基础设施的重要决策，而其中对于内部协同作业而言，最重要莫过于是对本地文档的管理（DM）。这种为审批、诉讼支持等文件密集性流程特别定制的高端DM系统，一经投入使用便会作为全企业协同作业平台与信息工作空间的一个组成部分，全方位满足企业各个工作团队的需求。全球著名Forrester机构长期以来一直认为，团队协作与企业内容管理（ECM）应被视作IT基础设施的一部分。在Forrester曾经对北美和欧洲各大企业的60位IT决策人士就其团队协作软件的当前使用状况及未来使用计划进行的调查中，结果显示，60位受访者中有41人认为必须在这类软件提供的解决方案中纳入文件管理的功能。调查结果表示：众多受访者认为文档管理是团队协作软件中必备的头号功能。很多企业目前已经不再满足于在团队协作环境中单纯地进行文档共享。他们更多地需要协作软件可以帮助团队与企业内其它部门一起，即时地共享文件及所有相关的协作信息，同时，还能实现对文档整个生命周期进行的持续性管理。 众多受访者希望以新的解决方案替换过去繁琐、复杂且昂贵的DM系统。本次调查的受访者纷纷将DM视为不可或缺的重要功能，他们认为已有的DM系统不但使用繁琐价格昂贵，而且由于其过于定制化的特性而无法满足最广大受众的需求。他们更需要的是那种用途广泛、部署简易、管理方便，且内置在团队协作软件中的DM功能。 众多受访者希望协作软件可以管理企业的智力资产。许多企业都把在团队协作过程中创造、共享和使用的内容视作需要长期保存的企业重要智力资产。在本次60位受访者中有48位都认为，团队协作软件的最佳目标是应同时满足协作内容和协作空间管理与保存的双重需求。但遗憾的是，目前市面上大部分的团队协作软件在这方面都有所欠缺。 美国Interwoven公司作为一家专业提供内容管理解决方案的提供商，已经为全球超过3800家企业成功实施了ECM解决方案。针对以上调查结果，Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生表示：一个恰当的DM管理系统能够大幅度的提升企业工作效率，对企业的整体运营、监管、品牌树立和维护等各方面都能带来意想不到的效果。但是成功建立DM系统也不像想象中那么简单。Interwoven在实践中积累了丰富的实际经验，对于那些有建制DM系统需求的企业Interwoven提出以下三点建议：首先，应充分重视DM对于团队协作的重要性。DM不仅仅是团队协作软件的基石，而且更重要的，内容、门户与协作软件三者的有效结合已经成为了以信息为核心的工作环境中最重要的组成部分。 其次，整合协同作业与DM，以保存知识创造的原始环境。有了DM与协同作业的结合，企业不但可以保存公司的智力资产，同时还可以保留如相关的讨论纪要、版本变更、团队成员联络数据、与相关网站的链接等。 最后，超越单纯的文档共享。企业对在其团队协作环境中所创造内容的共享需求，远不止局限于由某些团队协作解决方案提供的团队成员间最基本的文档共享，相反，更大的需求来源于在全企业范围内所有文档的管理与保存。(end)

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